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Text File  |  1992-01-24  |  4KB  |  108 lines
  1.  
  2.  
  3.                                 STARTUP.DOC
  4.                         BUSINESS ACCOUNTING SYSTEM
  5.  
  6.      Assuming  you've been testing this software with sample data  and
  7.      are  satisfied  with  its  performance, and  you  wish  to  begin
  8.      creating  live data, here's a few tips which may not  be  readily
  9.      apparent to you:
  10.  
  11.  
  12.      START WITH FRESH FILES
  13.  
  14.      Since this is a relational database system, it's quite  important
  15.      that  all  the data files and index files be in  sync  with  each
  16.      other. The simplest thing to do is just to recopy every file from
  17.      the  distribution set (your ZIP files) so that you overwrite  all
  18.      existing  files. If you don't wish to do this, utilize the  below
  19.      guidelines:
  20.  
  21.      (1) You will need to destroy or overwrite ALL of the sample  data
  22.      you  may have created. The data files are those files which  have
  23.      the  extensions  DBF  and DBT. Just copy  these  files  from  the
  24.      distribution  set so that they overwrite any existing  files  you
  25.      may  have  updated. Since this is a relational  database  system,
  26.      failure   to  overwrite  all  DBF  and  DBT  files   will   yield
  27.      unpredictable results when utilizing the software.
  28.  
  29.      (2)  You will need to recreate all file indices. These are  those
  30.      files  with  the extensions NTX. These index files  are  used  in
  31.      conjunction with the data files. If you don't copy files from the
  32.      distribution set, it's important that you set up fresh data files
  33.      PRIOR  to  updating  the index files. Choose  one  of  the  below
  34.      methods to update your index files:
  35.  
  36.      (a)  If they have been provided with your distribution set,  copy
  37.      these  files  from  the distribution set so  they  overwrite  the
  38.      existing  files of the same name. If these files are not  present
  39.      in  your distribution set, don't be alarmed, and use one  of  the
  40.      other methods below.
  41.  
  42.      (b)  From the operating system level, DOS, delete all files  with
  43.      the  extension  NTX  (del *.NTX). Any missing  index  files  will
  44.      automatically be recreated each time you enter the system.
  45.  
  46.      (c)  Immediately  upon entering the system, choose  the  "Reindex
  47.      Files" option from the Utilities submenu. This will recreate each
  48.      of the necessary index files.
  49.  
  50.  
  51.      SETTING THE REPORTING PERIOD
  52.  
  53.      When  you  first install the system, the  Reporting  Period  will
  54.      automatically  default to Period 01. The Reporting Period may  be
  55.      incremented  by performing the "Period Closing" option  from  the
  56.      File  Updates submenu. Just run the closing repeatedly until  you
  57.      have reached the period you wish to start in.
  58.  
  59.  
  60.  
  61.      SETTING UP CLIENT BALANCES
  62.  
  63.      You'll probably have to set up invoices for each of your  clients
  64.      which  presently  have  open invoice balances,  either  debit  or
  65.      credit. You may create the invoices individually (as Detailed  or
  66.      Manual  invoices),  or  you may create just  one  summary  Manual
  67.      invoice.  For  credits, create either a credit memo  via  "Create
  68.      Invoices"  , or as an unapplied credit via "Enter Payments"  from
  69.      the Accounting Menu.
  70.  
  71.      NOTE:  If  any of the invoices/credits you wish to  set  up  were
  72.      actually created in the prior fiscal year, you may want to  first
  73.      increment the Reporting Period to period 12. Next you can  create
  74.      any  and  all invoices and credits. Once you are  satisfied  they
  75.      have  been  entered correctly, perform a closing once  again  and
  76.      indicate that you are closing the Year in addition to the current
  77.      period. Then peform the period closing repeatedly until you reach
  78.      your  current  reporting period. This method will  prevent  those
  79.      invoices from being reported with the current year's information.
  80.  
  81.  
  82.      ONE LAST WORD
  83.  
  84.      Please don't let any of this intimidate you as it's really rather
  85.      straight-forward  commen  sense. Setting up and  configuring  any
  86.      kind  of software is usually the most difficult part.  Once  it's
  87.      done properly, everything else is downhill.
  88.  
  89.  
  90.  
  91.  
  92.  
  93.  
  94.  
  95.  
  96.  
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  98.  
  99.  
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